Un bail commercial, une location de matériel, un contrat de construction : nombre d'opérations s'accompagnent d'une caution ou d'un dépôt de garantie. Au moment de l'enregistrer, une confusion fréquente s'installe : faut-il utiliser le compte 275 ou le compte 165 ? La réponse dépend entièrement de votre position. Versez-vous la caution, ou la recevez-vous ? Le compte, et même la nature de l'opération, changent du tout au tout. Une erreur fausse votre bilan, en transformant une dette en créance ou un dépôt en revenu. Voici un guide clair pour comptabiliser correctement vos cautions, du versement à la restitution.
Qu'est-ce qu'une caution en comptabilité ?
Une caution, souvent appelée dépôt de garantie, est une somme versée pour garantir la bonne exécution d’un contrat ou couvrir d’éventuels manquements (impayés, dégradations). On la retrouve dans les baux commerciaux, les locations de matériel, les contrats de construction ou encore certaines ventes de biens coûteux.
Point essentiel : une caution n'est ni un revenu ni une charge. C'est une somme appelée à être restituée à la fin du contrat, sous réserve que les conditions soient remplies. Elle constitue donc, selon le cas, une créance (pour celui qui verse) ou une dette (pour celui qui reçoit), inscrite au bilan.
À ne pas confondre avec la caution au sens juridique (un tiers qui s’engage à payer la dette d’autrui), ni avec la caution bancaire (une garantie délivrée par une banque). Ici, nous parlons bien du dépôt de garantie en numéraire.
Quel compte utiliser pour une caution versée ?
Lorsque votre entreprise verse une caution à un tiers (bailleur, loueur, créancier), elle se comptabilise au compte 275 « Dépôts et cautionnements versés ».
Cette somme est considérée comme une immobilisation financière, car elle reste indisponible et bloquée jusqu’à la réalisation d’une condition (la fin du bail, par exemple). Elle figure donc à l’actif du bilan, parmi les autres créances immobilisées. Le compte 275 admet deux sous-comptes utiles :
- 2751 « Dépôts » pour les sommes relatives à des choses mobilières
- 2755 « Cautionnements » pour les sommes relatives à des obligations
L'écriture au versement
- DÉBITCompte 275 (ou 2751 / 2755) pour le montant versé
- CRÉDITCompte 512 « Banque » pour le même montant
Exemple. Votre entreprise signe un bail commercial et verse un dépôt de garantie de trois mois de loyer, soit 6 000 €. Vous débitez le 275 de 6 000 € et créditez le 512 de 6 000 €. Cette somme figure à l'actif jusqu'à la fin du bail.
Quel compte utiliser pour une caution reçue ?
À l’inverse, lorsque votre entreprise reçoit une caution (d’un locataire, d’un client), elle se comptabilise au compte 165 « Dépôts et cautionnements reçus ».
Cette somme représente une dette financière, car vous devrez la restituer à terme. Elle figure au passif du bilan, dans la catégorie des emprunts et dettes financières divers. Elle n’appartient pas aux ressources permanentes de l’entreprise : ce sont des fonds mis à disposition temporairement.
L'écriture à la réception
- DÉBITCompte 512 « Banque » pour le montant encaissé
- CRÉDITCompte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » pour le même montant
Important. Cette somme n'est pas imposable tant qu'elle reste une dette. Elle n'entre ni dans le chiffre d'affaires, ni dans la base de TVA ou d'IS, puisqu'elle a vocation à être rendue.
Quelle est la différence entre le compte 275 et le compte 165 ?
C’est la distinction centrale, et l’inverser fausse tout le bilan. Tout dépend du sens du flux. Voici un tableau récapitulatif.
Le compte 275 s’utilise quand votre entreprise verse la caution : c’est une créance que le tiers vous doit. Le compte 165 s’utilise quand votre entreprise reçoit la caution : c’est une dette envers le tiers. Une mémoire simple : 275 commence par un 2 (classe des immobilisations, à l’actif), 165 par un 1 (classe des capitaux et dettes financières, au passif).
Comment comptabiliser la restitution d'une caution ?
Restitution d'une caution versée
À la fin du contrat, lorsque votre entreprise récupère la caution qu’elle avait versée, l’écriture est simplement l’inverse du versement :
- DÉBITCompte 512 « Banque » pour le montant restitué
- CRÉDITCompte 275 « Dépôts et cautionnements versés » pour solder la créance
Le compte 275 est ainsi soldé, et la somme revient en trésorerie. L’opération est neutre sur le résultat, puisqu’il s’agit du remboursement d’une créance, pas d’un produit. Si une partie seulement est restituée (retenue par le bailleur pour des réparations), la fraction non récupérée constitue une perte qu’il faudra constater en charge.
Restitution d'une caution reçue
Du côté du bailleur, lorsque le contrat prend fin et que le bien est rendu en bon état, la caution est restituée intégralement. L’écriture solde simplement la dette :
- DÉBITCompte 165 « Dépôts et cautionnements reçus » pour le montant total
- CRÉDITCompte 512 « Banque » pour le montant rendu au locataire
Le compte 165 est soldé, l’opération est neutre. Cette écriture matérialise le remboursement de la dette que l’entreprise avait envers le locataire pendant toute la durée du contrat.
Que faire si le bailleur conserve une partie de la caution ?
C’est là que les écritures se complexifient. Lorsque le locataire rend le bien dégradé ou laisse des impayés, le bailleur conserve tout ou partie de la caution. Cette fraction conservée devient alors un produit imposable. L’écriture combine le remboursement partiel et la constatation du produit :
- DÉBITCompte 165 pour le montant total de la caution
- CRÉDITCompte 706 « Prestations de services » ou 758 « Produits divers de gestion courante » pour la partie conservée
- CRÉDITCompte 512 « Banque » pour la partie restituée
Le choix du compte de produit dépend du motif : le 706 pour des loyers ou charges impayés (qui auraient été du chiffre d’affaires), le 758 pour des retenues liées à des dégradations. En cas de bail commercial soumis à TVA, il faut penser à créditer le compte de TVA collectée sur la part correspondant à des loyers impayés.
Exemple. Le dépôt était de 1 000 €. Le bailleur restitue 700 € et conserve 300 € pour impayés. Il débite le 165 de 1 000 €, crédite le 706 de 300 € (plus TVA le cas échéant) et crédite le 512 de 700 €. Chaque retenue doit être justifiée par un document probant : état des lieux, devis, facture.
Une caution est-elle soumise à la TVA ?
En principe, non. Le dépôt de garantie est une garantie, pas un achat de bien ou de service. Il n’est donc pas soumis à la TVA au moment du versement ou de la réception.
La TVA n’entre en jeu que dans un cas précis : lorsque le bailleur conserve une partie de la caution au titre de loyers impayés, sur un bail commercial soumis à TVA. La fraction conservée devient alors un produit taxable, et la TVA doit être collectée. De même, si le bailleur engage des travaux de réparation, la facture correspondante s’enregistre en charge (compte 615) avec sa TVA déductible si les loyers sont soumis à TVA.
En dehors de ces situations, la caution reste neutre du point de vue de la TVA, ce qui simplifie son traitement courant.
Cas particuliers : irrécouvrabilité, comptes de produits et salariés
Que faire si une caution versée devient irrécupérable ?
Il peut arriver qu’une caution versée devienne incertaine, voire totalement irrécupérable (litige, défaillance du bailleur). Le principe de prudence impose alors de constater une dépréciation : on débite le compte 6866 « Dotations pour dépréciation des éléments financiers » et on crédite le compte 2975 « Dépréciation des dépôts et cautionnements versés ». Si la perte devient définitive, il faut sortir la créance du patrimoine en soldant le compte 275 par le débit du compte de charge approprié.
Évolution réglementaire. Pour les exercices ouverts à compter du 1er janvier 2025, le règlement ANC 2022-06 a remplacé l'ancien compte 6756 par le compte 667 « Charges sur cession d'éléments financiers » pour constater cette perte définitive.
Quand utiliser le compte 768 ?
Le compte 768 « Autres produits financiers » sert à enregistrer les revenus financiers qui ne se classent pas dans les comptes habituels, comme les intérêts reçus (761), les gains de change (766) ou les revenus des titres de participation (762). La caution ne relève pas du 768 : tant qu’elle est versée ou reçue, elle transite par les comptes 275 ou 165, et lorsqu’elle est conservée, par un compte de produit d’exploitation (706 ou 758).
Quelle différence entre le compte 701 et le compte 707 ?
Le compte 707 « Ventes de marchandises » concerne les produits achetés pour être revendus en l’état, sans transformation. Le compte 701 « Ventes de produits finis », à l’inverse, vise les produits fabriqués par l’entreprise. Pour une caution, ces comptes ne sont en principe pas mobilisés : une retenue se loge plutôt en 706 ou 758.
Comment comptabiliser une caution versée par un salarié ?
Lorsqu’un salarié verse une garantie à l’entreprise, par exemple pour du matériel qui lui est confié (véhicule, outillage, équipement), la somme ne se comptabilise ni en 275 ni en 165, mais au compte 426 « Personnel – Dépôts ». Ce compte isole les garanties versées par les membres du personnel, qui ont vocation à être restituées en fin de mission ou au retour du matériel. Il s’agit d’une dette de l’entreprise envers le salarié, distincte des cautions reçues de tiers extérieurs.
Quels sont les risques d'une mauvaise comptabilisation ?
Plusieurs erreurs reviennent régulièrement :
- Confondre 275 et 165, donc la position de celui qui verse et celui qui reçoit
- Comptabiliser une caution reçue en produit (classe 7) dès l'encaissement, alors que c'est une dette
- Oublier de constater le produit lorsque le bailleur conserve une partie de la caution
- Négliger la TVA sur une retenue pour loyers impayés en bail commercial soumis à TVA
- Ne pas justifier les retenues par un état des lieux, un devis ou une facture
En cas de contrôle, la traçabilité est essentielle : contrat de bail mentionnant la caution, état des lieux d'entrée et de sortie, factures de réparation. L'administration peut consulter les comptes pour vérifier l'existence et le bon traitement de ces sommes. Une retenue mal justifiée peut être contestée par le locataire comme par le fisc.
Comment NEOGEST sécurise la gestion de vos cautions ?
La comptabilisation des cautions illustre un principe au cœur de notre métier chez NEOGEST : une caution n’est ni un revenu ni une charge, mais un flux à isoler avec rigueur. Bien distinguer la caution versée (275, à l’actif) de la caution reçue (165, au passif), et traiter correctement les retenues et leur TVA, garantit un bilan fidèle et évite les redressements.
Que vous dirigiez une entreprise du BTP versant des cautionnements de bonne exécution, un hôtelier détenant ou louant des murs, ou un bailleur encaissant des dépôts de garantie, notre cabinet vous accompagne dans le suivi de vos cautions, le traitement des restitutions et retenues, et la justification documentaire indispensable. Un suivi rigoureux dès la signature du contrat évite les litiges et les corrections de fin d’exercice.
Pour un accompagnement personnalisé sur la gestion comptable de vos cautions, l’équipe NEOGEST est à votre disposition.
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