NEOGEST, votre expert-comptable spécialisé dans la formation
Organismes de formation, CFA, écoles privées, formateurs indépendants : nous accompagnons les dirigeants dans la déclaration d’activité, la certification Qualiopi, l’exonération de TVA et le bilan pédagogique et financier annuel.
Bien plus que de la comptabilité.
Dans la formation, nous ne nous contentons pas de tenir une comptabilité.
Notre rôle est d’accompagner les organismes de formation à toutes les étapes : déclaration d’activité (NDA) auprès de la DREETS, obtention de l’attestation d’exonération TVA, certification Qualiopi et audits, gestion des financements OPCO, CPF et France Travail, dépôt du bilan pédagogique et financier annuel.
Grâce à cette expertise réglementaire et sectorielle, nous sécurisons votre activité et vous donnons les outils pour piloter chaque session avec précision.
Nos valeurs
Ce qui guide notre accompagnement au quotidien.
Un accompagnement à chaque étape.
Notre offre est conçue pour les organismes de formation à toutes les phases.
Création, obtention du NDA, paramétrage TVA, certification Qualiopi, comptabilité analytique par session, suivi des financements OPCO et CPF, préparation des audits : nous sommes à vos côtés pour structurer et faire grandir votre activité.
Des solutions conçues
pour votre secteur.
Déclaration d'activité (NDA)
Dépôt du dossier de déclaration auprès de la DREETS, suivi de l'enregistrement, mise en conformité des conventions.
Attestation d'exonération TVA
Obtention de l'attestation CERFA 3511-SD, gestion des flux exonérés et taxables, prorata de déduction adapté.
Certification Qualiopi
Préparation aux 7 critères et 32 indicateurs, audit blanc, accompagnement à la certification et au renouvellement.
Financements OPCO et CPF
Subrogation OPCO, paramétrage Mon Compte Formation, suivi de la trésorerie et des règlements.
Bilan pédagogique et financier
Préparation et dépôt du BPF annuel, cohérence avec la comptabilité, anticipation des contrôles.
Comptabilité analytique par session
Marge brute par session, taux de remplissage, indicateurs de résultats, pilotage des arbitrages.
Comptabilité et fiscalité des organismes de formation : ce qu'il faut maîtriser pour rester conforme
Le secteur de la formation professionnelle est l’un des plus encadrés en France. Déclaration d’activité, certification Qualiopi, exonération de TVA conditionnée, financements OPCO et CPF, bilan pédagogique et financier annuel : un organisme de formation qui veut sécuriser son activité doit maîtriser un ensemble dense de règles. Chez NEOGEST, nous accompagnons des organismes indépendants comme des CFA et des écoles privées. Voici les réponses concrètes aux questions que se posent les dirigeants du secteur.
Comment créer un organisme de formation en France ?
Faut-il une autorisation préalable pour exercer une activité de formation ?
Aucune autorisation préalable n’est exigée pour démarrer une activité de formation. En revanche, l’article L. 6351-1 du Code du travail impose à toute personne qui réalise des actions de formation entrant dans le champ de l’article L. 6313-1 de déposer une déclaration d’activité auprès de l’autorité administrative, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation. C’est cette déclaration qui débouche sur l’attribution du numéro de déclaration d’activité (NDA), parfois appelé numéro d’enregistrement.
La déclaration se dépose auprès de la Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (DREETS) du siège social de l’organisme. L’autorité administrative procède à l’enregistrement, sauf cas de refus prévus par l’article L. 6351-3 (notamment activité non conforme à la définition légale de la formation, condamnation pour faits incompatibles, dirigeant non habilité).
Quel statut juridique privilégier pour un organisme de formation ?
Le choix du statut dépend de la taille et du modèle économique. Pour un formateur indépendant, l’EURL ou la SASU conviennent généralement. Pour un organisme structuré avec plusieurs formateurs, la SAS apporte la souplesse de gouvernance. Une association loi 1901 peut être pertinente pour des projets non lucratifs ou pour bénéficier de financements publics spécifiques. Le statut juridique influe sur la fiscalité, la rémunération du dirigeant, la possibilité d’accueillir des associés et l’image perçue par les financeurs.
Exemple concret : un formateur en management décide de créer son organisme. Premier client signé, il doit déposer son NDA dans les semaines qui suivent. Il opte pour une SASU pour pouvoir accueillir un associé à moyen terme et faciliter une éventuelle levée de fonds. Le NDA est obtenu dans un délai d’environ un mois, ce qui lui permet d’émettre ses premières conventions de formation conformes.
Qu'est-ce que la certification Qualiopi et qui est concerné ?
Pourquoi Qualiopi est-elle obligatoire pour de nombreux organismes ?
L’article L. 6316-1 du Code du travail prévoit que les prestataires de formation financés par un opérateur de compétences (OPCO), par France Travail, par la Caisse des dépôts et consignations (qui gère le CPF), par l’État, par les régions ou par l’AGEFIPH sont certifiés sur la base de critères définis par décret en Conseil d’État. Cette certification est concrètement la certification Qualiopi, marque de garantie unique introduite depuis le 1er janvier 2022.
Sans Qualiopi, un organisme ne peut plus accéder aux financements publics et mutualisés : ses formations ne sont pas finançables par OPCO, ne peuvent pas être proposées sur Mon Compte Formation (CPF), ne sont pas prises en charge par France Travail, et sortent du périmètre de la formation continue financée. Pour la grande majorité des organismes, Qualiopi n’est donc pas une option.
Quelles sont les obligations à respecter pour obtenir et conserver Qualiopi ?
Qualiopi repose sur un référentiel national qualité comportant 7 critères et 32 indicateurs. L’audit, réalisé par un organisme certificateur accrédité, vérifie notamment :
- L’information du public sur les prestations (objectifs, prérequis, modalités, durée, tarifs, indicateurs de résultats)
- La qualité de l’analyse des besoins et l’adaptation des prestations
- L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement
- La qualification et le développement professionnel des formateurs
- L’inscription dans l’environnement professionnel et la veille du secteur
- Le recueil des appréciations et le traitement des réclamations
- L’amélioration continue via l’analyse des résultats et la mise en place d’actions correctives
Le certificat est délivré pour trois ans, avec un audit de surveillance entre la 14e et la 22e mois. Toute non-conformité majeure non levée peut entraîner la suspension ou le retrait du certificat, avec des conséquences immédiates sur les financements en cours.
Quelles sont les règles de TVA applicables aux organismes de formation ?
Qui peut bénéficier de l'exonération de TVA ?
L’article 261, 4, 4°, a du Code général des impôts exonère de TVA les prestations de services et livraisons de biens étroitement liées, effectuées dans le cadre de la formation professionnelle continue, telle que définie par les dispositions législatives et réglementaires qui la régissent, assurée soit par des personnes morales de droit public, soit par des personnes de droit privé titulaires d’une attestation délivrée par l’autorité administrative compétente reconnaissant qu’elles remplissent les conditions fixées pour exercer leur activité dans le cadre de la formation professionnelle continue.
Concrètement, pour bénéficier de l’exonération, l’organisme privé doit :
- Exercer une activité entrant dans le champ de la formation professionnelle continue au sens du Code du travail
- Disposer d’un NDA en vigueur
- Demander et obtenir une attestation d’exonération auprès de la DREETS (formulaire CERFA n° 3511-SD)
Quels pièges fiscaux faut-il éviter en matière de TVA ?
L’exonération a des limites précises qu’il faut connaître :
- L’exonération concerne la formation professionnelle continue, c’est-à-dire la formation des personnes engagées dans la vie active. La formation initiale (étudiants en cursus diplômant relevant de l’enseignement) suit d’autres règles.
- Les prestations annexes non strictement étroitement liées (ventes de supports pédagogiques séparées, prestations de conseil, événements promotionnels) sont en principe taxables.
- Les formations dispensées à des particuliers ne relevant pas du champ de la formation professionnelle continue sont en principe taxables au taux normal.
- Les organismes étrangers doivent vérifier les règles de territorialité de la TVA et leur articulation avec les exonérations nationales.
Exemple concret : un organisme propose à la fois des formations longues à des salariés financées par OPCO (exonérées) et des séminaires d’inspiration personnelle vendus à des particuliers (non exonérés). La comptabilité doit clairement distinguer les deux flux, et la TVA doit être déclarée correctement, avec un prorata de déduction adapté pour les charges mixtes.
Comment gérer la facturation et le suivi des financements ?
Quelles sont les pièces obligatoires d'un dossier de formation ?
Pour chaque action de formation, l’organisme doit pouvoir produire :
- La convention de formation (avec une entreprise, en application de l’article L. 6353-1) ou le contrat de formation (avec un particulier, en application de l’article L. 6353-3)
- Le programme détaillé avec objectifs, durée, modalités d’évaluation
- Les feuilles d’émargement (présentielles ou attestations de connexion en distanciel)
- Les évaluations à chaud et à froid des stagiaires
- Les attestations de fin de formation remises aux stagiaires
Ces pièces ne sont pas seulement pédagogiques : elles sont la base de la facturation et du remboursement par les financeurs. Toute incohérence ou pièce manquante expose à un rejet de prise en charge, voire à un remboursement rétroactif.
Comment se passent la subrogation OPCO et le financement CPF ?
La subrogation OPCO permet à l’OPCO de payer directement l’organisme de formation, à la place de l’entreprise cliente. Comptablement, l’organisme facture l’OPCO et reçoit le règlement directement, ce qui suppose une convention tripartite et une bonne gestion administrative. Côté trésorerie, les délais peuvent être significatifs : facturer en avance et anticiper les délais de paiement.
Pour les formations financées via le CPF, c’est la Caisse des dépôts et consignations qui gère les paiements via la plateforme Mon Compte Formation. Les règlements sont effectués après validation du service fait et sur la base des feuilles d’émargement. Une vigilance particulière s’impose sur le cycle déclaratif, car tout retard ou erreur peut bloquer un règlement.
Comment construire la comptabilité analytique d'un organisme de formation ?
Pourquoi le suivi par session est-il indispensable ?
La rentabilité d’une session dépend de nombreux facteurs : coût formateur, frais de salle, supports pédagogiques, marketing, gestion administrative. Une session annoncée à 1 500 € HT par stagiaire peut être très rentable avec 12 inscrits, à peine équilibrée avec 6 et déficitaire avec 3. Sans suivi analytique par session, il est impossible de prendre les bonnes décisions sur le maintien, l’annulation ou la réorientation d’une formation.
Quels indicateurs piloter ?
Les indicateurs à suivre régulièrement incluent :
- La marge brute par session (recettes – coûts directs)
- Le taux de remplissage par programme et par période
- Le chiffre d’affaires moyen par stagiaire
- La part des financements OPCO, CPF, France Travail et autofinancement
- Les délais de règlement moyens par type de financeur
- Le taux de satisfaction et les indicateurs de résultats (Qualiopi)
Qu'est-ce que le bilan pédagogique et financier (BPF) et comment le préparer ?
Quelle est l'obligation légale ?
L’article L. 6352-11 du Code du travail impose à toute personne qui réalise des actions de formation professionnelle d’adresser chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de l’activité. Le BPF se dépose en ligne, généralement avant le 31 mai de chaque année, sur la base de l’exercice clos précédent.
Le BPF reprend des informations détaillées : produits et charges de l’activité de formation, nombre de stagiaires formés, heures de formation dispensées, ventilation par type de financement, par type de public, par modalité (présentiel, distanciel). En cas de demande des inspections compétentes, l’organisme doit également pouvoir transmettre le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos.
Quels sont les risques en cas de non-dépôt ou de BPF erroné ?
Le non-dépôt du BPF expose au retrait du NDA, ce qui équivaut à la cessation pure et simple de l’activité de formation. Un BPF incohérent avec la comptabilité est un signal d’alerte fort pour l’administration, qui peut déclencher un contrôle approfondi. La cohérence parfaite entre le BPF, la comptabilité, le suivi pédagogique et les conventions facturées est essentielle.
Exemple concret : un organisme de formation a déclaré 850 000 € de produits dans son BPF, mais sa comptabilité fait apparaître 920 000 €. L’écart de 70 000 € correspond à des prestations de conseil non éligibles à la formation, qui n’ont rien à faire dans le périmètre déclaré. La vigilance est nécessaire pour distinguer les flux dès la saisie comptable.
Comment NEOGEST accompagne les organismes de formation ?
Notre cabinet accompagne les organismes de formation à toutes les étapes : création et obtention du NDA, structuration de la facturation, paramétrage TVA et obtention de l’attestation d’exonération, comptabilité analytique par session, suivi des financements OPCO, CPF et France Travail, préparation du BPF annuel, accompagnement aux audits Qualiopi, optimisation fiscale, transmission ou cession. Notre approche combine la rigueur du droit comptable, fiscal et social avec une vraie connaissance du quotidien d’un organisme de formation.
Pour étudier votre situation et construire un accompagnement adapté, contactez-nous. Reouven ABOULKER et son équipe se tiennent à votre disposition.
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Vous dirigez un organisme de formation ?
Discutons de votre activité et construisons un accompagnement adapté à votre structure, qu’elle soit en démarrage ou en pleine croissance.
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